Gaji-Labo ブログ

全体定例のはなし

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コミュニケーションアシスタントの井上です。
花粉症の方には辛い季節がやってきましたね。僕もその中の一人です。
目薬やマスクなど、できる限りの対策をして春を乗り越えましょう!

Gaji-Laboでは基本的にリモートワークを採用していますが、月曜日・水曜日・金曜日を出社日に設定しています。
そして、月曜日には13時から「全体定例」を行っています。

全体定例は、メンバー全員でのミーティングのことです。全体定例の流れは、大まかに次の3つに分けられます。

メンバー状況共有

メンバーは週のはじめにGaji-LaboのQiitaに、その週に自分が取り組むタスクや案件を投稿します。

全体定例ではメンバー全員が確認できるよう、Qiitaの画面をスクリーンに映し出し、その週の状況を共有。もし業務で困っているメンバーがいても、手助けしやすい環境を作っています。

テンションチェック

週の状況の共有が終わったら、テンションチェックといってホワイトボードの前に並び、一言報告することで、その日のテンションを可視化。 メンバーの体調の良し悪しや、最近どんなことがあって気分に影響しているのか、無理なく案件に取り組めているかなどの確認ができます。

「その週の個々人の稼働に対する期待値をチームで揃える」という意味もあるそうです。(弊社山岸談)

ホワイトボードの前に並ぶ弊社メンバー
ホワイトボードの前に並ぶ弊社メンバー

KPT

KPTとは、“Keep”=よかったこと “Problem”=問題になっていること “Try”=次にするべきこと、の3つの単語の頭文字から成る言葉で、よく案件の振り返りに使われる手法です。

本項目を執筆するにあたって、こちらのサイトを参考にさせていただきました。
自律的に現場を改善できるチームをつくるための「ふりかえり」の進め方 〜 KPTと進め方のノウハウ

効率よく現状を振り返っていくために、まずホワイトボードをペンで3区画に描き分けます。その後、制限時間を設けてKeep、そしてProblemを順に書き出していきます。「取り組んでいる案件が予定通り終わりそう」や「溜まってたタスクを処理できた」にはじまり、中には業務に直接関わりのない日常の些細な出来事を書くメンバーも。

Keepをホワイトボードに書く弊社メンバー
Keepをホワイトボードに書く弊社メンバー

Keepを書き終わったら、隣にずれて他のメンバーのKeepをどんどん確認していきます。気になったものには正の字をつけていくことで、どの項目が他のメンバーから関心を集めているのか一目瞭然に。この作業はProblemでも同様(正の字ではなくチェックマーク)です。チェックマークの多かったProblemについては、メンバー内で今後どう取り組んでいくか話し合い、解決策をTryに書いていきます。

関心度の高いものに正の字をつけていく
関心度の高いものに正の字をつけていく

Tryになったものは、メンバーがいつでも確認できるように、誰でも見られる場所に共有し可視化する必要があります。そんな時に弊社で使っているのが、タスク管理ツールTrelloです。書き込んだタスクは、ふせんを貼るような直感的な操作でボードに書き足し、移動できるため管理がしやすくなっています。完了したTryは、忘れないようボードの“Done”に移動させます。

ボードごとにふせんを貼るかのようにタスクを管理するTrello
ボードごとにふせんを貼るかのようにタスクを管理するTrello

また、台風や大雪などでメンバーが出社できない場合は、オンラインでの定例を行うことがあります。オンラインコミュニケーションのためのツールは、Slack コールやGoogle ハングアウトなど、その時々によって最適なものを使用します。

ある日のSlack コールによるオンライン定例の様子
ある日のSlack コールによるオンライン定例の様子

自宅にいながらメンバーの声が聞こえてくるのは不思議な感覚ですが、画面共有機能とボイスチャット機能を使ってのスムーズなオンライン定例が可能なのは、リモートワークを採用している弊社ならでは。

僕自身、KPTでメンバーが親身になって相談に乗ってくれたことで解決に向かった業務もあり、毎週月曜の全体定例はなくてはならないものだなと実感しました。全体定例後はそれぞれ業務に戻ります。

このようにして、一週間のはじめに必ず定例を行うことで、Gaji-Laboは月曜日から好調なスタートを切ることができるのです。

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