短時間の会話でコミュニケーションコストを減らす「Daily Sync」

Gaji-Labo デザイナーの伊藤です。
いつの間にかすっかり冬ですね。冬のしんとした空気は好きなのですが、寒いので外に出るのが億劫になってしまいます。弊社はフルリモートなので、おかげさまで暖かい室内でぬくぬく過ごしております。

フルリモートで働く上で、よく懸念される点として、オンラインでのコミュニケーションがあります。
難しいですよね、文章での意思疎通やコミュニケーションタイミングの見計らい方。
かくいう私も日々試行錯誤している最中です。

そんなコミュニケーションの課題を解消するために、毎日短時間で案件に関して会話をする「同期」の時間を増やした結果、テキストコミュニケーションやそれにまつわる心理的な負担を下げることができました。今回はその話をしたいと思います。

非同期コミュニケーションの課題

Gaji-Labo ではフルリモートなので、案件に関する相談は定期的なオンライン MTG 以外では、 Slack での非同期コミュニケーションが主です。そのため自身の状況を実況する文化があり、行動や決定を書き残すことが盛んに行われています。
意思決定のログが残り、後から振り返りをしやすくなることは大きなメリットです。

しかし、非同期コミュニケーションには難しさもあります。正しく伝えるために文章を推敲しすぎて疲れてしまったり、「相手の時間を奪ってはいけない」と遠慮して同期の機会まで相談を先送りしてしまったり……。こうした心理的負担が積み重なると、結果としてプロジェクトの推進力が低下してしまいます。

私自身、考えをまとめるための文章作成に過度な時間を費やしてしまったり、ついハイコンテクストな文章を書いて相手を混乱させてしまったりすることがあり、課題に感じていました。

そこで同じチームのデザイナーと毎日短時間で案件状況について同期で確認する会、「 Daily Sync 」をはじめました。

Daily Sync では毎日夕方に15分、案件状況に関する会話を行います。
会話内容は、案件の進捗状況、進行する上での不明点や疑問点、相談。案件について把握したことの共有です。

1日15分の同期の時間で起こった変化

実際に Daily Sync をはじめてみて、次のような良い変化がありました。

当日中に疑問を解消することで翌日の動きが明確になり進行速度が向上した

疑問が発生した時、テキストにうまくまとめられず翌日に持ち越してしまうことがありました。毎日同期で疑問を解消することで、ブロッカーを排除して進めることができています。

同期での説明を行うことで、テキストコミュニケーションでの負担も軽減できた

同期コミュニケーションによって、事前に前提条件や細かいニュアンスを共有できます。その結果、その後のテキストコミュニケーションでは詳細な説明を省略できるようになりました。 Daily Sync を始める前と比較してテキストのボリュームが抑えられ、読み手・書き手双方の負担が軽減できています。

相談のハードルが下がった

「毎日短時間」という業務を圧迫しない枠組みであること、そして前述の通りテキスト作成のコストが下がったことで、「相手の時間を奪っているのではないか」という心理的なハードルが下がりました。結果、他の細かい確認事項についても気軽に共有しやすくなっています。

おわりに

フルリモート環境でのコミュニケーションは、同期、非同期のどちらかを偏重するのではなく、状況に応じて使い分けることが大事だと感じました。

今回は、私から確認することが渋滞していたことが大きな要因だったため同期の時間を増やすことが効果的な交通整備になりました。もし今後、確認したいことが減れば、元の頻度に戻すことも柔軟に検討していくつもりです。

リモートワークでのコミュニケーションで困っている方は、同期、非同期のコミュニケーションバランスの見直しをしてみると良いかもしれません。Gaji-Labo には非同期コミュニケーションに精通しているメンバーが多いですが、そこに甘えず、これからも適切なコミュニケーションスタイルを提案・実行できるよう、アップデートしていきたいと思います。