キックオフミーティングで大事なこと

今回は、Gaji-Labo におけるキックオフミーティングで大事なことをお話します。

以前、山岸が Gaji-Labo 式コミュニケーションフローやキックオフミーティングについてご紹介しましたが、この記事では自分の目線でより具体化した内容にフォーカスし、自身の備忘録も兼ねて書き留めていきます。

キックオフミーティング

最初に行うキックオフミーティングでは、関係者との顔合わせやビジネスドメイン・機能要件のインプットのために時間を使います。ここでインプットいただいた内容がビジネス課題に効くUIデザインの検討を深めていく材料になるまて、できるだけたくさんヒアリングをします。

また、ここではじめて顔をあわせるメンバーも多いため、自己紹介をしたり少し雑談をしたりして、信頼関係を作るきっかけづくりも行います。長く関わることがはじめから決まっている現場の場合は、チームビルディングに集中してじっくり向き合うこともあります。

「UIデザイン案件に参加してからクロージングを迎えるまでのGaji-Labo式コミュニケーションフロー」より引用

キックオフミーティングで大事なこと

Gaji-Labo で大事にしていることは主に３つあります。それぞれ詳しく説明していきます。

相手に安心してもらう

初めての顔合わせは少なからず緊張感がある場面です。そこでは単にクライアントと顔合わせの場ではなく、なるべく安心感を持ってもらえるようにリラックスした雰囲気作りに注力します。

まずはこれからプロジェクトを一緒に進めるチームとして、職種や役割を含めた自己紹介を行います。雑談を交えながら少しでも安心できる場を作ることで、その後のヒアリングがしやすくなります。

例えば「これが大事な情報かわからないけれど……」と思う情報であっても気兼ねなく伝えられる関係性が構築できていれば、プロジェクトの解像度が高まったり進行が円滑になります。

お互いに動きやすい状況を作る

プロジェクトを進めていくために、スムーズに動ける環境を一緒に検討します。普段使用しているツールをそのまま活用できると良いですが、違うツールを使っていた場合にどちらを選ぶか、必要な機能・効率の良さなどから相談して選定します。

UIデザイン案件では、コミュニケーションツール（Slack、Chatworkなど）・デザインツール（Figma、Miroなど）・データをやり取りする方法（Googleドライブ、メールなど）を取り決めることが多いです。会社のセキュリティ方針によっては予定していたツールが使用できない場合があるため、そのときは次点で良さそうなツールを選定し直す必要があります。進行中のコミュニケーション窓口担当者も、ここで決めておくとやり取りがスムーズです。

プロジェクトによっては定例会議を設け、そこで定期的な進捗確認・困りごとを共有してブラックボックス化を回避すると、メンバー全員の安心にも繋がります。

必要な情報をできるだけ多く集める

ここではビジネスドメインと機能要件のインプットを行います。

ビジネスドメインでは、今までの経緯、現在の競合、実際の利用者層などから、将来的に目指したいところまで満遍なくヒアリングします。今回のプロジェクトとは直接関わりがないと感じる情報であっても、どのような意図からこのプロジェクトを立ち上げたか・将来的な目標を把握することで、先を見通した UI 設計を検討できます。

機能要件では、対応デバイス・トンマナ・カラースキームなど今回のプロジェクト要件を伺い、詳細のゴール設定を明確にしていきます。

ヒアリング内容と時間配分のバランスを考慮する

上記に挙げた大事なこと３つを達成するために、ファシリテーターはヒアリング内容と時間配分のコントロールが必要です。

例えば相手の伝えたいことが定まっていない場合、そのとき話していることや話したいことに話題が集中しやすくなります。提供される情報が少ないときは引き出し、逆に相手の話したいことに集中しすぎてしまうときはさりげなく引き戻して、必要な情報をヒアリングしていきます。

議事録は目的を意識する

議事録の記録では、情報収集・情報整理の目的を意識し、アウトプットを最適化します。

UIデザイン案件では下記の目的が挙げられますが、「どのように情報をまとめるとこれらの目的を達成できるか？」と意識すると、情報整理の方法が選びやすくなります。

• クライアントとの目線合わせ
• デザインするための材料
• ミーティング不参加メンバーへの情報共有

端的すぎると齟齬が生まれやすくなりますが、会話のニュアンスを記録しすぎても冗長で大事なポイントがわかりにくくなってしまいます。目的を意識することでバランスを見る基準が生まれ、迷いも少なくなると思います。

まとめ

ここまで読んでいただきありがとうございました。
ご紹介した内容はあくまでも Gaji-Labo スタイルのため、状況に応じてキックオフミーティングの目的や方法は適宜変わります。

UIデザイナーとして携わっていると、クライアントの考えていること・今ある状況・過去未来が気になって仕方ないですが、キックオフミーティングでは欲しい情報をただ質問する場というよりも、お互いが顔を合わせて「よろしくお願いします」とご挨拶し、対話することに重きがあると思います。

何度経験しても身が引き締まる思いになりますし、お互いに気持ち良くプロジェクトを進めていくために、安心できる環境作りから尽力していきます。