なかなか進まないチームのタスクを小さなアクションで加速させる

2025.8.25

実践と知見

こんにちは。Gaji-Labo の村上です。

チームで仕事をしていると、「なぜか分からないが、なかなか進まないタスク」に遭遇することはないでしょうか？
確実にやらなければならないものなのに気づけば進んでいない。さらには、取り組み出すにも腰が重い。のようなタスクです。

私はこのようなタスクの特徴として、「複数人が関わっており、次に誰が何をするかが明確になっていない」ことが挙げられると考えています。
例えば、Slackの@hereでメションされているお願いごと、チームメンバー全員がアサインされている PR のレビュー、複数チームをまたぐ確認事項など。
一人で完結できないからこそ、誰かがやってくれるだろうと人任せになったり、タスクの状況を追いきれなくなったり、なかなかスケジュール調整ができなかったりして、気づくと宙に浮いてしまうのです。

そんな時に私が意識しているのが、「落ちているボールを拾い続ける」という小さなアクションです。
今回は、この考え方について具体例とともにお話しします。

そもそも「ボール」とは何か

ここで言う「ボール」とは、タスクの進行における主導権・責任の所在を指します。
スポーツでボールを持っている人が試合を動かすように、仕事においても「今このタスクの主導権は自分にある」という認識を持つ人がいることで、物事は前に進んでいきます。

そして、「ボールが落ちている」状態とは、次のような状況だと考えられます。

誰が次のアクションを取るべきかが曖昧
タスクの進行状況が見えない
関係者間で認識がずれている
期限や優先度が共有されていない

例えば、PR のレビューで言えば、「チーム全員にアサインされているから誰かがやるだろう」という状態はまさにボールが落ちている状態です。
一方で「○○さん、明日までにレビューお願いします」と明確に依頼された状態は、ボールがその人に渡っている状態と言えます。

複数人が絡む物事では、ボールの所在が曖昧になりがちです。
だからこそ、率先してボールを拾い上げることが重要になってくるのです。

ボールを拾う前と後で何が変わるか

具体的な例で考えてみます。
チーム全員にアサインされたPRレビューがあるとします。

ボールが拾われる前の状況

作成者：「いつレビューされるんだろう…」
チームメンバーA：「誰かがやってくれるだろう」
チームメンバーB：「忙しいから後で見よう」
マネージャー：「なぜレビューが進まないんだろう」

結果：3日経ってもレビューされず、PRは放置状態。

ボールが拾われた後の状況

チームメンバーA「このPR、私が明日の午前中にレビューします」と宣言
作成者：期限が明確になり安心
チームメンバーB：触発されて関連のPRもレビュー開始

結果：翌日にはレビューが完了し、関連のPRもスムーズに進行。

この変化のきっかけは「私がやります」の一言です。
正直「でしゃばりかな？」と思うこともありますが、チームで成果を出すには、誰かが一歩踏み出すことはとても大切だと考えています。

実践的なボールの拾い方

では、実際にどのようにボールを拾えばよいのでしょうか。
私が意識しているポイントを2つ紹介します。

1. ボールが落ちているサインを見逃さない

まずは、ボールが落ちている状況を素早く察知することが大切です。
以下のような場面では、積極的にボールを拾うチャンスです。

会議で「誰かお願いします」という発言があった時
Slackで @here やリアクションだけで終わっている投稿
「確認が必要」「検討します」で止まっている議論
複数人にアサインされているタスク
誰もしばらく進捗を共有していない時

2. 声かけの仕方を工夫する

ボールを拾う時は、相手に負担をかけない声かけを心がけています。

まず現状確認から
- 「今誰も着手できていない状態であっていますか？」
- 重複作業を避けつつ、忘れていたメンバーの動き出すきっかけにもなる
具体的に宣言する
- 「私が金曜日までに○○さんに確認して、来週月曜に仮の方針を共有しますので、次の定例会議で詳細を詰めましょう」
- 曖昧な「後で」ではなく、いつ・誰が・何をするかを明確にする
確認の余地を残す
- 「○○で進めます。何か気になる点があれば教えてください」
- 主導権を握りつつ、チームの合意も得やすくする