この1年、新しい生活様式の中でコミュニケーションを維持できていたかを振り返る

こんにちは、Gaji-Labo 山岸です。

1年ほど前からフルリモートでの勤務体制に切り替えたGaji-Laboでは、今後も長い期間フルリモート勤務が続くであろうことは予想していたので、こまめな切り替えはせずに腰を据えてフルリモート体制を作るほうに舵を切りました。

2週間先や1ヶ月先といった近い未来に自分がどう働いているか見えないという不安定な状況を少しでもクリアにして、安定した業務体制を作ること、メンバーの不安を一粒でも減らすことを目的にしています。

ということを決め、本来集中すべきことに集中するための体制を作りました。ということを決め、本来集中すべきことに集中するための体制を作りました。早い時期にこうした決断ができたことは、結果的にすべていい方向に動いていると感じています。

また顔を合わせて協働できる日が来るまでは、オンラインでのコミュニケーションを磨いてたくさんのチームに価値を届けられるように、できることを続けてきました。トラブルの発生や生産性の低下を抑えるために、コミュニケーションを維持するためのルールを社内で共有し、協力してきました。

今回は、そうした部分について振り返って、みたいと思います。

1年前に確認したコミュニケーションを維持するためのルール

ざっくりと以下のような内容を共有していました。

在席と稼働可能時間の可視化

弊社は作業時間の自由度が比較的高くはあるのですが、裏を返すと誰がいつ何の作業をしているかわからず、コミュニケーションタイミングに困るというデメリットもあります。そうしたデメリットを抑えるため、離席や外出のタイミングを予告をしたり、チームで共有したりする動きをより厚くしようということになりました。

この1年、Slackでそうしたやり取りを行うことが自然になってきたなと思います。意識して行ってきたことが、意識しなくても習慣に変わってきたのかもしれません。

同じオフィスで仕事をしていたときは「見ればわかるだろう」という無意識の思い込みなどがあって省略していたことも、オンラインでつながっている相手には伝わりませんよね。ほんのひとことSlalckに状況を投げるだけで、いろいろな調整が捗ります。今後もキープしていきたい習慣です。

各種コミュニケーションツールへの即レス

これは気付いた段階で必ず返答をしよう、という趣旨の約束です。コメントを見て頭の中だけで合点してレスをしないということは、誰でもときどきやってしまいますよね。

自分宛であることが分かる呼びかけには、Reactionだけではなくできるだけコメントでの返答をするようにしています。反応が必要な相手には「どう反応してほしいか」がわかるようなメッセージを心がけ、往復がスムーズになるような工夫もしています。

オンラインミーティングの活用

Zoom や Slack call などオンラインでの通話を気軽に選択するようにしています。ただしなんでもかんでもというわけではなく、口頭でのすり合わせが重要と思うトピックに絞って会話時間を設けるようにしています。

そのためには打ち合わせ前にアジェンダの明示することが必要です。だらだらと時間を浪費したり、タイムオーバーで話したいことを話しきれなかったりすることがないよう、たとえ小さなミーティングでも事前のアジェンダ確認をするのは習慣になってきたように思います。

「ここまですり合わせできたので、これ以降はテキストでのやり取りでよさそうですね」という確認で終わる打ち合わせが増えているのは、いい傾向だと感じます。同じように、口頭での打ち合わせログをサマリー化・テキスト化して残す習慣も大事だなと感じます。

依頼内容と期限の明示

これはマイルストンが切られてissueになっているような大きな課題の話ではなく、日々の小さなタスクやちょっとした用事の話です。日常の中で「これお願いしたい」「これ忘れないでほしい」という要望やリマインドを伝えることはよくありますよね。

そういうちょっとしたタスクでのコミュニケーションがずれると、思いのほかストレスになったりすることがあります。「頼んだのになんで今日やってくれないのか／頼まれたので来週やろうと思っていた」のようなすれ違いは不毛です。

待機コストとストレスを減らすために、お願いするほうは依頼内容と期限を伝え、作業するほうは見込みや状況の共有をする。そうしたやり取りを習慣にすることで、実際のプロジェクトを円滑に回すコミュニケーションスキルも自然と養われるように思います。

高みを目指せばキリはないけれど、習慣は育ってきている

振り返る中でやれてないことを挙げればキリはなく、反省もたくさんあります。しかし、っ世界中で様々なことが変わっていったこの1年間、腰を据えて地道な習慣をキープしてきた弊社のメンバーたちのことを、誇りに思っています。

自社サービスの開発と違い、クライアントワークでのコミュニケーションフローはもう少し複雑な事情がありますし、関係性の中でていねいに行っていく必要があります。社内でのコミュニケーションに必要なやりかたとクライアントとのコミュニケーションに必要なやりかたも違う部分があり、難しさもあるのが受託制作の世界です。

しかし、よそはよそ・うちはうち。Gaji-Laboなりの「らしさ」や「目指すもの」を大事にして、うちらしい価値の提供をしていきたいです。